¿Qué es y qué funciones tiene un administrador de fincas?

Funciones del administrador de fincas en una comunidad de propietarios

En cuanto a cuáles son las funciones del administrador de fincas en una comunidad de propietarios, las mismas se encuentran detalladas en el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal. Según la norma, corresponde al administrador:

• Velar por el buen régimen del inmueble, sus instalaciones y servicios. Y a esos efectos, hacer las oportunas advertencias y apercibimientos a los propietarios.
• Preparar con la debida antelación y someter a la junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
• Atender a la conservación y entretenimiento del inmueble, disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, y dando inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.
• Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
• Actuar, en su caso, como secretario de la junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
• Todas las demás atribuciones que se confieran por la junta.

Por su importancia, a continuación vamos a ampliar las principales funciones del administrador de fincas con el objetivo de precisar cómo contribuye a la gestión de las comunidades de propietarios.
 

Gestión económica y contable

Los problemas financieros –especialmente, la morosidad– son uno de los asuntos que más preocupan a las comunidades de propietarios. En este aspecto, las responsabilidades de un administrador de fincas incluyen:

• Elaborar el presupuesto anual.
• Establecer el fondo de reserva para afrontar imprevistos.
• Proponer derramas para hacer frente a gastos extraordinarios.
• Gestionar pagos y cobros.
• Reclamar impagos.
• Llevar una contabilidad clara, desglosada y accesible.
• Presentar las cuentas anuales para su aprobación en junta.
   

Mantenimiento y conservación del inmueble

Otra de las funciones del administrador de fincas es velar por el buen mantenimiento y conservación del inmueble. Para ello, se encarga de:

• Solicitar y comparar presupuestos de proveedores.
• Contratar y supervisar los servicios externos (limpieza, jardinería, conserjería, seguridad privada, etc.).
• Supervisar el mantenimiento de las zonas comunes de la comunidad de propietarios (fachada, portal, escaleras, ascensor, cuartos de contadores, azotea, piscina…) y de instalaciones como calderas comunitarias o sistemas contra incendios.
• Gestionar y coordinar reparaciones urgentes y obras de rehabilitación.

Asesoramiento legal y normativo

Otra labor destacada en la administración y gestión de fincas es asesorar a la comunidad de propietarios en temas legales y normativos de cara a prevenir incumplimientos y sanciones. En esta materia, un administrador se ocupa de:

• Atender lo dispuesto en la Ley de Propiedad Horizontal y los estatutos de la comunidad de vecinos.
• Asegurar que los acuerdos adoptados no vulneren la ley ni los derechos individuales de los propietarios.
• Comprobar que la comunidad cumple sus obligaciones fiscales y administrativas.
• Asesorar sobre normativa, obras obligatorias o mejoras.
• Tramitar ayudas o subvenciones públicas.
• Gestionar el adecuado registro de actividades de tratamiento de datos personales –algo primordial si existen cámaras de seguridad en la comunidad–.
• Contratar un seguro que cubra los principales riesgos y, en caso necesario, tramitar los partes con la compañía aseguradora.
• Representar a la comunidad en procedimientos legales.
   

Convocatoria y gestión de juntas de propietarios

Continuando con las funciones del administrador de fincas, otro de sus cometidos es convocar y gestionar juntas de propietarios. Concretamente, asume las siguientes tareas:

• Redactar las convocatorias de las juntas, incluyendo los puntos del día, y enviárselas con suficiente antelación a los propietarios.
• Asesorar durante las juntas sobre las mayorías necesarias para aprobar cada punto.
• Reflejar con fidelidad lo acordado en el acta y notificárselo a los vecinos.
• Ejecutar los acuerdos aprobados en las juntas.
• Custodiar y conservar la documentación oficial de la comunidad (actas, contratos, presupuestos, pólizas de seguro, etc.), poniéndola a disposición de los propietarios cuando proceda.
   

Mediación y resolución de conflictos

Finalmente, como se ha comentado en otro apartado, un administrador actúa de forma neutral y objetiva para mediar y resolver los conflictos que puedan surgir en una comunidad de propietarios. De este modo, de cara a fomentar una buena convivencia:

• Escucha a las partes involucradas en un conflicto vecinal y propone soluciones pactadas antes de llegar a la vía judicial.
• Canaliza reclamaciones formales.
• Vigila que se respeten las normas de uso de las zonas comunes.
• Interviene cuando se producen ruidos excesivos, actividades insalubres o usos indebidos de la propiedad privada que afecten al resto de vecinos.

Por todo lo expuesto, confiamos en que esta guía te haya ayudado a comprender qué es un administrador de fincas y cuáles son sus funciones. Como se ha explicado, la Ley de Propiedad Horizontal no obliga a contratarlo. No obstante, teniendo en cuenta que aborda asuntos legales y técnicos, contar con sus servicios es de gran ayuda para gestionar una comunidad de propietarios eficazmente, evitar sanciones y garantizar una convivencia sana entre los vecinos.

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