¿Cómo solicitar una copia de la escritura?

Tipos de copia de escrituras de la propiedad

Pero antes de ofrecerte todos los detalles sobre cómo solicitar una copia de la escritura, es importante aclarar que existen dos tipos de copia de escritura de la propiedad:

• Copia autorizada de la escritura. Las copias autorizadas son documentos públicos escritos en papel timbrado que tienen el mismo valor que la escritura original, ya que están firmadas por el notario. Así pues, otorgan seguridad jurídica frente a terceros.
• Copia simple de la escritura. Por su parte, las copias simples son documentos meramente informativos que carecen de la firma del notario. Por sí solas no tienen validez legal, aunque pueden ser útiles, por ejemplo, a la hora de realizar trámites como la liquidación de impuestos.

Requisitos para solicitar copia de escrituras

A la hora de solicitar una copia de la escritura es esencial saber qué requisitos debemos cumplir para realizar dicha gestión. Así, lo normal es que nos soliciten:

• Nombre y apellidos del titular de la propiedad.
• Su documento de identidad (DNI, NIE o pasaporte).
• La ubicación exacta del inmueble.
• La localidad, provincia y comunidad autónoma donde se encuentra la vivienda.

Copia de las escrituras si no se tiene la documentación de la propiedad

Llegados a este punto, conviene advertir que solamente puede solicitar una copia quien tenga la condición de otorgante en la escritura de propiedad. 

Si el interesado no es un otorgante de la escritura y carece de la documentación de la propiedad, no se podrá pedir dicho documento salvo en estas excepciones:

• Solicitud en nombre de otra persona. El solicitante tiene que presentar una carta del interesado con la firma legitimada por notario.
• Comparecientes fallecidos. Si los comparecientes que figuran en la escritura han fallecido, los herederos pueden solicitar una copia aportando el certificado de defunción y una copia autorizada del testamento.
• Solicitudes de empresas. Debe comparecer el apoderado con copia autorizada y fotocopia del poder o presentar una carta legitimada firmada ante notario como persona jurídica.

Independientemente de si el interesado es el otorgante o no, es imprescindible disponer de los datos, tanto del titular como de la propiedad, para agilizar el proceso y evitar complicaciones o rechazos durante el mismo.

¿Dónde solicitar una copia de escritura de vivienda?

A la hora de solicitar una copia de la escritura de una vivienda, es preciso tener claro que solamente hay un sitio al que nos podemos dirigir para pedir dicho documento: la notaría donde se firmó el documento, pues en ella se conservan las escrituras originales.

Pero, ¿qué sucede cuando el solicitante ignora o no recuerda dónde se firmaron las escrituras? ¿O en los casos en que la notaría ha cesado su actividad? Si no es posible solicitar una copia de la escritura en la notaría, ¿qué puede hacerse? Veamos…

• Solicitar una copia de la escritura en el Consejo General del Notariado. Si se desconoce qué notario intervino en la firma de las escrituras o la notaría ha cerrado, tocará ponerse en contacto con el Colegio Notarial y acudir presencialmente a uno de sus archivos para realizar el trámite.
• Solicitar una nota simple en el Registro de la Propiedad. Y la otra opción es acudir al Registro de la Propiedad y pedir una nota simple de la vivienda, pues en ella aparece el notario que actuó en la firma de la escritura original y el número de protocolo.

Vivienda inscrita en el Registro de la Propiedad

Si la vivienda está inscrita en el Registro de la Propiedad, este último, como precisamos en el apartado anterior, expedirá una nota simple. Pero, ojo: no hay que confundir entre copia simple y nota simple:

• Como ya se ha explicado, la copia simple es un duplicado de la escritura de una vivienda facilitada por el notario, si bien no tiene el mismo valor legal para ciertos trámites que requieren la presentación de una escritura original o una copia autorizada.
• Por su parte, la nota simple, facilitada por el Registro de la Propiedad, está contemplada en la Ley Hipotecaria y posibilita saber quién es el titular de un inmueble y cuál es la situación jurídica de este último. Se trata de un documento meramente informativo y no tiene el valor de una escritura, una copia autorizada o una copia simple.

Tanto si se desea obtener una copia simple presencialmente como solicitar una copia simple de la escritura online, hay que ponerse en contacto con la notaría. Y si lo que se quiere es solicitar una nota simple, lo más sencillo y rápido es acceder al Registro online del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España.

En lo referente a las solicitudes que un ciudadano puede hacer al Registro, hay que precisar que el mismo sólo expide copias de escrituras a los notarios y los empleados designados por él para dicho fin, así como a las administraciones públicas y los órganos judiciales. Por lo tanto, los particulares no están autorizados a solicitar una copia de la escritura al Registro de la Propiedad.

Vivienda inscrita en el Registro de la Propiedad por el anterior propietario

También pudiera suceder que una persona adquiriese una vivienda y no la inscribiese a su nombre en el Registro de la Propiedad. Si figura como inscrita por el anterior propietario, no podrá obtener una copia de las escrituras sin haber formalizado antes el documento original. Para ello:

1. Deberá solicitar una nota simple de la vivienda para saber quién fue el notario ante el que se otorgó la escritura del anterior propietario.
2. A continuación, tendrá que dirigirse a dicho notario y, mediante la presentación del correspondiente contrato de compraventa, demostrar que la vivienda ahora es de su propiedad.
3. Y, una vez que el notario muestre su conformidad, solicitar elevar a público el citado contrato.

Tras este último paso, el notario procederá a redactar las escrituras e inscribirlas en el Registro de la Propiedad a nombre del nuevo propietario. A partir de esa situación será factible, si así se precisase, solicitar una copia de la escritura.

Otro ejemplo de vivienda inscrita por el anterior propietario suele darse en las herencias. En esa situación, como ya se ha explicado, los herederos podrán pedir una copia de las escrituras aportando el certificado de defunción y una copia autorizada del testamento.

La propiedad nunca fue inscrita

Y otro escenario que podría darse, sobre todo en zonas rurales o asentamientos irregulares, es que la propiedad nunca hubiese sido inscrita en el Registro de la Propiedad. Pues bien: sin dicho trámite, no hay escrituras. Y, por consiguiente, no existe la posibilidad de obtener una copia.

Ante una vivienda inmatriculada, lo mejor es confiar en un gestor inmobiliario. Este profesional se encargará de realizar todos los trámites necesarios, desde acudir al catastro hasta recabar el certificado final de obra o la cédula de habitabilidad, entre otros, para que el propietario pueda obtener una escritura.

¿Cuánto cuesta la copia de las escrituras?

Por lo que respecta al precio de una copia de las escrituras, no se ha establecido una tarifa fija y, según arancel, la misma depende del número de folios y la antigüedad. Para que te hagas una idea:

• Precio de la copia autorizada de la escritura. En las copias autorizadas, el folio tiene un coste de 3,005061 euros. Y a partir del folio 12 (incluido este último), el coste por folio se reduce a la mitad.
• Precio de la copia simple de la escritura. Si hablamos de copias simples, el coste por folio es de 0,601012 euros. Y, a diferencia del caso anterior, no se contempla ninguna disminución en el precio por número de folios.

En lo relativo a la antigüedad de las escrituras, si tienen más de cinco años se aplican derechos dobles más 0,601012 euros por cada año o fracción de antigüedad en concepto de derechos de custodia.

Por todo lo expuesto, confiamos en que ahora tengas más claro cómo solicitar una copia de la escritura. Es recomendable que la guardes en un lugar seguro, pues te será de gran utilidad para demostrar que eres el dueño de la vivienda, revisar los datos de la propiedad, liquidar impuestos, cambiar la titularidad de un servicio, etc.

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