¿Se puede cambiar de administrador de fincas?

Motivos para cambiar de administrador de fincas

Existen diferentes motivos para cambiar de administrador de fincas en una comunidad de vecinos. Entre ellos, los siguientes son algunos de los más habituales:

• Aumento injustificado en las tarifas de administración.
• Ausencia de comunicación efectiva entre el administrador y la comunidad de propietarios.
• Carencia de tecnología o herramientas digitales para una gestión eficiente de la comunidad.
• Conflicto de interés o falta de imparcialidad en decisiones importantes.
• Escaso compromiso por parte del administrador.
• Falta de transparencia en la gestión económica.
• Insatisfacción generalizada de los vecinos con el servicio prestado por el administrador.
• No estar al día en materia de legislación y normativa.
• Problemas recurrentes en la resolución de incidencias o el mantenimiento de los elementos comunes.

En definitiva, una atención y un servicio deficientes que no den respuesta a las necesidades de una comunidad ocasionan que, en muchos casos, los propietarios opten por un cambio de administrador de fincas.

¿Cuándo una comunidad de propietarios puede cambiar de administrador de fincas?

Respecto a cuándo se puede tomar la decisión de cambiar de administrador de fincas en una comunidad de propietarios, hay tres momentos o situaciones propicios para pronunciarse al respecto:

• Al concluir el contrato con el administrador actual. Cuando el contrato entre la comunidad de vecinos y el administrador vaya a concluir, los propietarios tienen la oportunidad de evaluar su desempeño y decidir si continúan confiando en sus servicios o, por el contrario, buscan un nuevo administrador.
• Ante un incumplimiento grave. De igual manera, si el administrador de la finca incurre en uno o varios incumplimientos graves, los vecinos podrían tomar medidas para rescindir el contrato y buscar los servicios de un nuevo administrador.
• Debido a nuevos requerimientos de la comunidad. Si una comunidad tiene nuevas necesidades y considera que el administrador de fincas no es capaz de dar respuesta a las mismas, es lógico que proponga sustituirlo por otro con la experiencia y habilidades necesarias para gestionar los intereses de la comunidad de forma eficaz.

Estos son algunos de los momentos y situaciones clave en los que una comunidad de vecinos puede considerar un cambio de administrador de fincas. Pero, llegados a ese extremo, ¿qué se debe hacer?

¿Cómo cambiar de administrador de fincas?

En este sentido, los pasos para cambiar de administrador de fincas comienzan y finalizan con la convocatoria de una junta de vecinos. A continuación, vamos a ver, punto por punto, cómo es el proceso de cambio de administrador en una comunidad de propietarios.

1. Convocatoria de junta extraordinaria de vecinos

Como comentábamos, el procedimiento para cambiar de administrador de fincas se inicia con una convocatoria de propietarios. En algunos casos, este es un asunto que se trata en la reunión ordinaria anual de la comunidad. Pero lo normal es que dicha cuestión se aborde en una junta extraordinaria de vecinos. Para ello, la Ley de Propiedad Horizontal establece lo siguiente:

• La junta extraordinaria puede ser convocada a petición del presidente de la comunidad o de una cuarta parte de los propietarios. O de un número de estos últimos que represente, al menos, el 25% de las cuotas de participación.
• Sin embargo, la citada norma no determina un plazo mínimo para comunicar la celebración de la junta extraordinaria. Pero sí advierte que todos los vecinos tienen que ser informados para que puedan asistir a la reunión.

Asimismo, en el punto del orden del día debe reflejarse, de forma clara y comprensible, el motivo de la reunión: cese del administrador de fincas actual y elección de uno nuevo.

Llegados a este punto es oportuno aclarar que aunque es posible cambiar de administrador antes de que finalice su contrato, es fundamental revisar los términos de dicho documento. De manera especial, hay que prestar atención a las cláusulas relativas a la rescisión del mismo para evitar litigios.

2. Presentación y votación de nuevas propuestas

Lógicamente, para abordar el cambio de administrador de fincas es importante que se expongan claramente los motivos que han dado lugar a la convocatoria de la junta extraordinaria. Y también que en la misma se presenten propuestas de nuevos administradores para que puedan ser estudiadas.

A continuación, las mismas han de ser objeto de votación por los propietarios. En este sentido, en lo que concierne a la cuota de participación, la Ley de Propiedad Horizontal señala que para aprobar el cambio:

• Se requiere el voto favorable de la mayoría de propietarios que asistan a la junta.
• Y que representen, al menos, la mayoría de las cuotas de participación en la comunidad.

Por cierto: lo correcto es realizar dos votaciones independientes: una para aprobar el cese del administrador actual y otra para acordar la contratación de uno nuevo.

3. Comunicación del cese al administrador de fincas

Continuando con los requisitos para el cambio de administrador de fincas, una vez aprobada su sustitución se le debe entregar una carta de notificación:

• En el documento ha de constar que se ha celebrado una junta de vecinos y que en la misma se ha acordado el cese del administrador.
• La carta que se entregue al administrador cesado tiene que estar firmada por el presidente de la comunidad y los vecinos que acudieron a la junta.
• Y el administrador también ha de recibir una copia del acta en la que se acuerda su cese. Preferiblemente, es recomendable enviarla por correo certificado a su oficina.

4. Convocatoria de nueva junta de vecinos

Cuando se haya materializado el cese, ha de convocarse una nueva junta de propietarios para que el administrador entrante se presente a los vecinos. Y también para que, tras analizar la documentación de la comunidad, explique cómo se encuentran las cuentas, cómo va a ser la nueva gestión y qué aspectos son susceptibles de mejoras.

¿Qué documentación se debe traspasar al administrador entrante?

Y para que esto último se produzca, es necesario que el administrador saliente entregue toda la documentación y los expedientes relacionados con la gestión de la comunidad. Entre otros papeles, esto incluye:

• Los estatutos y la escritura de obra nueva y división horizontal.
• Los libros de actas de las reuniones.
• La información relativa a las cuentas de la comunidad.
• Los documentos que vinculen a la comunidad de vecinos con las administraciones públicas.
• Los contratos y acuerdos firmados por la comunidad de propietarios.
• Las nóminas y los seguros sociales de los empleados de la comunidad –en el caso de haberlos–.
• Y cualquier otro documento o información relevante para su gestión, como, por ejemplo, un listado con los contactos de los proveedores.

En el supuesto de que el administrador cesado se niegue a entregar la documentación, los propietarios pueden presentar una reclamación en su colegio oficial. Y recurrir a un abogado y un procedimiento judicial para recuperar todos los documentos y expedientes indispensables para la administración de la comunidad.

Por todo lo expuesto, confiamos en que ahora tengas más claro cómo se debe hacer un cambio de administrador de fincas. Recuerda: es primordial revisar el contrato antes de convocar una junta extraordinaria de vecinos. Y finalizar la relación de manera amistosa facilitará que la transición de un administrador a otro se haga con normalidad.

Preguntas Frecuentes